Politique de confidentialité

La présente politique explique quelles données personnelles Quittelo traite, pourquoi, avec qui elles sont partagées et quels sont vos droits. Elle s’applique au site https://quittelo.ch, à l’application Quittelo et aux pages de consultation et de signature de documents envoyées par nos clients. Elle est établie conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et, lorsqu’il s’applique, au règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

1. Qui est responsable ?

Responsable du traitement : Lucien Michel, Chemin de la Moraine 7, 1008 Prilly, Suisse. Contact pour toute question relative à la protection des données : quittelo.infos@gmail.com.

Important : les entreprises qui utilisent Quittelo (nos « clients ») y enregistrent les données de leurs propres clients (noms, adresses, devis, factures, signatures, photos). Pour ces données, l’entreprise est responsable du traitement et Quittelo agit comme sous-traitant, uniquement sur ses instructions et pour lui fournir le service (voir l’annexe « Traitement de données » de nos conditions générales). Si vous avez reçu un devis ou une facture par Quittelo, adressez d’abord vos demandes à l’entreprise qui vous l’a envoyé ; nous l’aiderons à y répondre.

2. Quelles données traitons-nous ?

• Compte utilisateur : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké uniquement sous forme hachée et salée, jamais en clair), rôle dans l’entreprise.
• Entreprise : raison sociale, adresse, téléphone, e-mail, IBAN, numéro TVA, réglages (TVA, acompte, relances, plan comptable).
• Contenus saisis par nos clients : fiches clients, catalogue, devis, factures, interventions, photos, relevés bancaires importés (références et montants des paiements reçus).
• Signature en ligne : nom saisi, signature dessinée, date et heure, adresse IP et type d’appareil ou de navigateur, conservés comme preuve de l’acceptation.
• Données techniques : cookie de session, journaux de sécurité (connexions, actions sensibles), adresse IP.
• Communications : e-mails transactionnels envoyés par le service (destinataire, objet, statut d’envoi).
• Origine de l’inscription : si vous arrivez par une de nos annonces, le nom de la campagne (paramètres « utm » du lien) est enregistré avec la création du compte. Il est conservé uniquement dans votre navigateur pendant la visite, sans cookie ni outil tiers.

3. Pourquoi les traitons-nous ?

• Fournir le service : création de devis et factures, signature en ligne, notifications, relances, rapprochement des paiements, export comptable.
• Assurer la sécurité : authentification, prévention des abus et des intrusions, journal des actions.
• Prouver l’acceptation d’un devis en cas de contestation.
• Facturer nos abonnements et respecter nos obligations légales, notamment comptables.
• Vous informer des évolutions importantes du service.

Nous ne vendons aucune donnée, n’affichons aucune publicité et ne faisons aucun profilage. Aucune décision individuelle automatisée n’est prise à votre sujet. Nous n’utilisons pas vos contenus pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.

4. Cookies

Quittelo utilise un seul cookie, strictement nécessaire au fonctionnement : le cookie de session quittelo_session, qui vous garde connecté (sécurisé, inaccessible aux scripts, durée maximale de 30 jours). Nous n’utilisons ni cookie publicitaire, ni outil de mesure d’audience tiers. Si cela devait changer, cette politique serait mise à jour avant.

5. Avec qui partageons-nous les données ?

Uniquement avec les prestataires techniques nécessaires au service, liés par contrat et par une obligation de confidentialité :

Lorsque des données sont transférées hors de Suisse et de l’Espace économique européen, nous le faisons uniquement vers un pays reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat par le Conseil fédéral (par exemple vers une entreprise américaine certifiée selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework) ou sur la base de clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Nous pouvons enfin communiquer des données aux autorités lorsque la loi nous y oblige.

6. Combien de temps les conservons-nous ?

• Données du compte et contenus : pendant toute la durée de l’abonnement.
• Après résiliation ou fermeture du compte (en libre-service depuis « Mon compte ») : vous pouvez exporter vos données pendant 30 jours ; elles sont ensuite supprimées automatiquement, sauf obligation légale de conservation.
• Comptes de démonstration : supprimés automatiquement après 7 jours.
• Sauvegardes : écrasées en continu, au plus tard 30 jours après la suppression des données d’origine.
• Journaux de sécurité : 12 mois.
• Nos propres factures d’abonnement : 10 ans (art. 958f du Code des obligations).

Nos clients restent responsables de conserver leurs propres pièces comptables pendant 10 ans : l’export pour la fiduciaire leur permet de le faire avant une résiliation.

7. Comment protégeons-nous les données ?

• Connexion chiffrée (HTTPS) et en-têtes de sécurité.
• Mots de passe hachés avec un algorithme résistant (scrypt) et un sel propre à chaque utilisateur.
• Séparation stricte des données de chaque entreprise, vérifiée à chaque requête.
• Droits d’accès par rôle (propriétaire, administrateur, employé) et retrait immédiat des accès.
• Liens de consultation impossibles à deviner, limités à un seul document.
• Protection contre les requêtes intersites et limitation des tentatives de connexion.
• Journal des actions sensibles (signatures, paiements, changements d’équipe).

8. Quels sont vos droits ?

Vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos données (art. 25 nLPD), leur rectification, leur suppression, vous opposer à un traitement, demander la remise de vos données dans un format courant (art. 28 nLPD) et retirer un consentement donné. Écrivez-nous à quittelo.infos@gmail.com ; nous répondons dans un délai de 30 jours. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.

Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch. Si vous résidez dans l’Union européenne, vous pouvez saisir l’autorité de contrôle de votre pays.

9. Modifications

Nous pouvons adapter cette politique, par exemple en cas de nouveau prestataire ou de nouvelle fonctionnalité. La date de mise à jour figure en haut de la page ; les changements importants sont annoncés aux utilisateurs par e-mail ou dans l’application.